چرا پروژهها دارای ریسک هستند؟
یکی از چالشهایی که هنگام مدیریت یک پروژه با آن روبرو هستید عدم قطعیتهاست که از پروژهای به پروژه دیگر متفاوت است. تصور کنید که برای یک هتل کار میکنید و کار شما مدیریت ساخت سایتهای جدید است. وقتی برای ساخت یک هتل جدید آماده باشید، حتی در مکانی جدید، با طراحی متفاوت و پرسنل جدید، پیش بینی اتفاقات برای شما بسیار آسانتر خواهد بود.
اساساً، وقتی چگونه پیش رفتن اوضاع برایتان مشخص نیست، همه چیز ممکن است اشتباه پیش برود!
حال بیایید این عدم قطعیت را با میزان ریسکی که در کارهای غیر پروژهای و روتین با آن مواجه هستید مقایسه کنیم. در این کارها، منحصر به فرد بودن یا عدم قطعیت کمی وجود دارد، آنچه این هفته انجام میدهید، تقریباً شبیه کاری است که هفته قبل انجام دادید. به عنوان مثال، هنگامی که هتل را ساختید، هر هفته چرخه تمیز کردن اتاقها، آشپزی برای مهمانان، بررسی و ورود و خروج آنها و غیره انجام میشود. بنابراین به راحتی میتوانید مشکلات احتمالی را پیش بینی کنید و ریسک بسیار کمتری وجود دارد.
به طور معمول، هنگامی که از ریسک صحبت میشود، آن را یک چیز منفی میدانیم. با این حال، PRINCE2 ریسک را احتمال وقوع اتفاقات خوب هم تصور میکند. به عنوان مثال، ممکن است قیمت بتن کاهش یابد و هزینههای ساخت هتل را کاهش دهد.
۲) تعریف ریسک
یک رویداد یا مجموعهای از رویدادهای نامشخص است که در صورت وقوع، بر دستیابی به اهداف تاثیر میگذارد. یک ریسک به شکل ترکیبی از احتمال یک تهدید یا وقوع یک فرصت، و میزان تأثیر آن بر اهداف اندازهگیری میشود.
در صورت رخداد ریسکها میتوانند بر اهداف تأثیر منفی یا مثبت داشته باشند.
PRINCE2 از این اصطلاحات استفاده میکند:
تهدید برای حوادث نامشخصی که تأثیر منفی بر اهداف داشته باشند.
فرصت برای رویدادهای نامشخصی که تاثیر مثبت بر اهداف داشته باشند.
ریسکها اهداف پروژه را از نظر ارائه مزایای توافق شده در محدوده زمان، هزینه و کیفیت توافق شده تحت تاثیر قرار میدهند.
با توجه به اینکه همه پروژهها درجاتی از ریسکپذیری را شامل میشوند، بنابراین مدیریت ریسک پروژه باید در دستور کار قرار گیرد.
انواع ریسک پروژه
انواع رایج ریسک عبارتند از:
هزینه: ریسکِ حوادثی که بر بودجه تأثیر میگذارد، به ویژه مواردی که باعث میشود پروژه بیش از بودجه تعیین شده انجام شود.
زمانبندی: ریسکِ حوادث برنامهریزی نشده که پروژه را به تأخیر میاندازد. معمولا خزش از محدوده دلیل اصلی مشکلات زمانبندی و تاخیرهای پروژه است.
عملکرد: ریسکِ حوادثی که باعث میشود پروژه نتایج متناقضی با مشخصات پروژه ایجاد کند.
۳) تعریف مدیریت ریسک پروژه
مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی، تحلیل و سپس پاسخگویی به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه ایجاد میشود و به پروژه در ماندن در مسیر خود و رسیدن به هدفش کمک میکند.
مدیریت ریسک پروژه میتواند در انواع مختلف پروژهها معانی مختلفی داشته باشد. در پروژههای کلان، استراتژیهای مدیریت ریسک ممکن است شامل برنامهریزی دقیق و مفصلی برای هر ریسک باشد تا در صورت بروز مشکلات، از استراتژیهای کاهش استفاده شود. برای پروژههای کوچکتر، مدیریت ریسک پروژه ممکن است به معنی لیستی ساده و اولویتبندی شده از ریسکهای با اولویت بالا، متوسط و کم باشد.
به طور کلی مدیریت ریسک پروژه کاربرد سیستماتیک اصول، رویکردها و فرآیندها برای شناسایی، ارزیابی، برنامهریزی، اجرای پاسخهای ریسک و برقراری ارتباط درباره فعالیتهای مدیریت ریسک با سهامداران است.
برای اینکه مدیریت ریسک پروژه موثر باشد:
- نیاز است ریسکهایی كه ممكن است پروژه را در رسيدن به اهداف خود تحت تأثير قرار دهد شناسایی و توصیف شوند.
- هر ریسک باید از نظر احتمال وقوع، تأثیر و زمانبندی (نزدیک بودن) ارزیابی شود تا بتوان آن را اولویتبندی کرد. اثر کلی ریسک (risk exposure) باید همراه با تأثیر ریسک در توجیهپذیری پروژه مورد بررسی قرار گیرد.
- پاسخ به هر ریسک باید برنامهریزی شده و به افراد اختصاص داده شود.
- پاسخهای ریسک باید اجرا، نظارت و کنترل شوند.
- مدیریت موثر ریسک این اطمینان را به وجود میآورد که پروژه قادر به دستیابی به اهداف خود است و توجیهپذیری پروژه همچنان معتبر است.
تعریف: اثر کلی ریسک۸
میزان ریسک تحمل شده توسط سازمان در زمان است.
الزامات PRINCE2 برای مدیریت ریسک پروژه
۱) پروژه باید رویکرد مدیریت ریسک خود را تعریف کند و این رویکرد باید موارد زیر را پوشش دهد:
- چگونه ریسکها شناسایی و ارزیابی میشوند، چگونه پاسخهای مدیریت ریسک برنامهریزی و اجرا میشوند و چگونه مدیریت ریسک در طول چرخه پروژه اعلام میشود.
- ارزیابی اینکه آیا ریسکهای شناسایی شده ممکن است تأثیر مهمی بر روی توجیهپذیری پروژه داشته باشند.
- نقشها و مسئولیتهای مدیریت ریسک
۲) فهرست ریسک برای ثبت ریسکهای شناسایی شده و تصمیمات مربوط به تحلیل، مدیریت و بررسی آنها
در واقع PRINCE2 نیاز دارد این دو مورد تولید و نگهداری شوند:
رویکرد مدیریت ریسک، نحوه مدیریت ریسک در پروژه را توصیف میکند که شامل فرآیندهای خاص، روشها، تکنیکها، استانداردها و مسئولیتهای مورد استفاده است.
فهرست ریسک، سوابقی از ریسکهای شناسایی شده مربوط به پروژه، از جمله وضعیت و تاریخچه آنها. برای نگهداری از اطلاعات تمام تهدیدها و فرصتهای شناسایی شده مربوط به پروژه استفاده میشود.
این روش شامل پنج مرحله است که چهار مرحله اول آن:
- شناسایی
- ارزیابی
- برنامهریزی
- پیادهسازی
است.
گزارشدهی، گام پنجم است و به طور موازی عمل میکند زیرا ممکن است لازم باشد در هر مرحله از فرآیند، نتایج حاصل از سایر مراحل به ذینفعان اعلام شود.
تمام مراحل قابل تکرار هستند. هنگامی که اطلاعات اضافی در دسترس قرار میگیرد، اغلب لازم است مراحل قبلی را بر اساس اطلاعات جدید تکرار کنیم.
۳-۱) شناسایی:
اگر ریسک را نشناسید، نمیتوانید آن را حل کنید. بنابراین در مرحله شناسایی اطلاعاتی درباره پروژه به منظور شناساییِ اهداف خاص در معرض ریسک و تدوین رویکرد مناسب مدیریت ریسک جمعآوری میشود. موارد زیر در رویکرد مدیریت ریسک پروژه تأثیرگذار هستند:
- انتظارات مشتری از کیفیت
- تعداد سازمانهای درگیر و روابط بین آنها
- نیازهای ذینفعان درگیر در پروژه
- اهمیت، پیچیدگی و مقیاس پروژه
- رویکرد تحویل مورد استفاده
- فرضیات ارائه شده
- محیط خود سازمان
- خط مشیهای شرکتها، استانداردها، فرایندها و رویهها.
در هر زمان از مدیریت و تحویل پروژه میتوان و باید ریسکها را شناسایی کرد. هر یک از اعضای پروژه، مدیریت شرکت، مشتری یا سایر سهامداران ممکن است یک مسئله یا ریسک را شناسایی و مطرح کنند. PRINCE2 توصیه میکند که ریسکها به محض شناسایی در فهرست ریسک ثبت شوند.
در مرحله شناسایی ریسکها باید بیان واضح و روشنی از آنها را ارائه دهید. برای این کار باید جنبههای زیر را در هر ریسک در نظر بگیرید:
- علت ریسک
باید منبع ریسک را توصیف کند. (یعنی رویداد یا موقعیتی که ریسک را ایجاد میکند.)
- رویداد ریسک
باید عدم قطعیت را از نظر تهدید یا فرصت بودن توصیف کند.
- اثر ریسک
باید تأثیر(های) ریسک را بر اهداف پروژه، در صورت تحقق توصیف کند.
رابطه علت، رویداد و اثر میتواند در یک جمله بیان شود، به عنوان مثال:
تهدید
اگر پروژه از ظرفیت کافی کارکنان برخوردار نباشد (علت ریسک)، این تهدید وجود دارد که کسب و کار نتواند کارکنان کافی برای آموزش کاربران در برنامه زمانی تعیین شده (رویداد ریسک) فراهم کند، که منجر به طولانی شدن پروژه بیش از مقدار برنامهریزی شده میشود (اثر ریسک).
فرصت
اگر تایید مجدد اطلاعات تماس مشتریان بر خلاف قوانین شرکت نباشد (علت ریسک)، ممکن است با درج کد تخفیف در ایمیل (رویداد ریسک) فروش اضافی ایجاد شود، که میتواند درآمد ایجاد کند. (اثر ریسک).
نمونههایی از تکنیکهای شناسایی ریسک:
• مرور دروس آموخته شده
ریسکها ناشی از عدم قطعیت هستند، بنابراین یکی از موثرترین روشهای کاهش عدم قطعیت، بررسی پروژههای مشابه قبلی است تا ببینیم چه تهدیدها و فرصتهایی روی آنها تأثیر گذاشته است.
• چک لیستهای ریسک
اینها لیستی از ریسکهایی هستند که در پروژههای مشابه قبلی رخ داده یا شناسایی شدهاند. این چک لیستها برای اطمینان از این موضوع که از ریسکهای شناسایی شده در پروژههای قبلی چشم پوشی نشده، بسیار مفید هستند.
• لیستهای سریع ۹
لیستهایی برای دستهبندی ریسکها هستند که به تفکر در مورد منابع ریسک کمک میکنند.
• طوفان مغزی ۱۰
امکان تفکر گروهی را فراهم میکند که میتواند موثرتر از تفکر فردی باشد. با این حال، پرهیز از انتقاد در طی طوفان مغزی مهم است زیرا میتواند مشارکت افراد را کاهش دهد. علاوه بر شناسایی ریسکها، میتوان از طوفان مغزی برای درک دیدگاه ذینفعان در مورد ریسکهای شناسایی شده استفاده کرد.
• ساختار شکست ریسک
این تجزیه سلسله مراتبی از منابع بالقوه ریسک است. هر سطح نزولی یک تعریف دقیقتر از منابع ریسک پروژه را نشان میدهد. این ساختار کمکی برای حمایت از تیم مدیریت پروژه برای تفکر در مورد منابع بالقوه ریسک است.
به طور کلی در مرحله شناسایی ریسک بر روی تیم، همکاران یا سهامداران خود حساب کنید. افراد با تجربه را پیدا کرده و با آنها مصاحبه کنید تا بتوانید اطلاعاتی را که برای شناسایی ریسکها و حل آنها نیاز دارید جمعآوری کنید. حتی مصاحبه با افرادی که همواره نیمه خالی لیوان را میبینند، خالی از لطف نیست. بدبینی آنها میتواند باعث شود ریسکهایی را ببینند که ممکن است برای دیگران مشهود نباشد.
هم به جلو و هم به عقب نگاه کنید. یعنی پروژه در حال انجام را تصور کنید و به مواردی فکر کنید که میتوانند اشتباه پیش بروند. همینطور دادههای مربوط به پروژههای گذشته را بررسی کنید.