برخی اصطلاحات، این بخت را داشتهاند که در بین مردم، بیش از سهم واقعیشان رواج پیدا کنند و به نظر میرسد که مدیریت زمان هم در همین گروه قرار دارد. مدیریت زمان میتواند باعث شود که فرد در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام دهد. افرادی که مهارتهای مدیریت زمان را میدانند، نظم بیشتری دارند. تنظیم محدودیت زمانی برای انجام وظایف به شما کمک میکند تا کارایی و تمرکز بیشتری داشته باشید. عدم توانایی در برنامهریزی و پایبندی به آن به معنای میزان کارایی ضعیف است.
در مدیریت زمان مشخص میکنید که کدام فعالیت مهمتر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید،کدام کار را بایدزودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز میتوانید انجام دهید.مدیریت زمان نهتنها در سازمانها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا میکند. مدیریت زمان موارد زیر را در بر میگیرد:
۱. برنامهریزی مؤثر
از قبل، برای مدیریت زمان اثربخش روزتان را بهخوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید. فعالیتهای مهمی را که باید در یک روز واحد انجام دهید، همراه با زمان موردنیاز برای هرکدام مشخص کنید؛ کارهایی را که در اولویت هستند، باید زودتر انجام دهید و به کارهایی که در لحظه اهمیت زیادی ندارند، میتوانید بعدا بپردازید. وظایف و کارهای بلاتکلیف را یکبهیک کامل کنید. تا زمانی که وظیفه قبلیتان را انجام ندادهاید، کار تازهای را شروع نکنید و مواردی را که قبلا تکمیل کردهاید، تیک بزنید. از انجام کارهایتان در زمان مقرر مطمئن شوید.
۲. تعیین اهداف
سازمان بیهدف، مثل کشتی گمشدهای در اقیانوس پهناور است. باید اهدافتان را تعیین کنید و مطمئن شوید که آنها واقعی و دستیافتنی هستند.
۳. تعیین مهلت یا ضربالاجل
برای خود مهلتی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. منتظر نمانید که کارفرما یا مدیرتان، پیوسته از شما روند کاریتان را بپرسد و ضربالاجلی را برایتان تعیین کند.
یاد بگیرید که مالکیت کارتان را به دست بگیرید. شما بهترین شخصی هستید که میتوانید برای کارتان ضربالاجل تعیین کنید. از خودتان بپرسید که انجامدادن فلان کار، چقدر زمان میبرد؛ همچنین میتوانید از یک برنامهریز برای تعیین ضربالاجلهای مهم بهرهمند شوید.
۴. تفویض مسئولیتها
«نه» گفتن را بیاموزید. همه کارها را بهتنهایی انجام ندهید؛ افراد دیگری نیز وجود دارند. نباید وقتی که میدانید کاری را نمیتوانید انجام دهید، آن را قبول کنید. وظایف و مسئولیتها، باید مطابق با علاقه و تخصص کارمندان تعیین شوند تا بتوانند آنها را در مهلتهای مقرر انجام دهند.
در صورتی که ضربالاجلی را برای افراد مشخص میکنید، به خاطر داشته باشید که آن کسانی که دانش و تخصص لازم را ندارند، ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
۵. اولویتبندی کارها
برای مدیریت زمان با توجه به اهمیت و ضرورت وظایف، آنها را اولویتبندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. مشخص کنید که چه کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه کارهایی را میتوانید طی یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام میشوند، کاربرد چندانی ندارند. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که میتواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماسهای شخصی یا بررسی بهروزرسانیها در شبکههای اجتماعی، مدت زمانی جداگانهای را تعیین کنید.
چطور زمان خود را مدیریت کنیم؟
آیا اهمیت مدیریت زمان را میدانید؟ آیا میتوانید بهخوبی زمان خود را بین فعالیتهای مختلف تقسیم کنید؟ وقتی برای انجام کاری زمان میگذارید، آیا میتوانید تمرکز کنید و آن را به پایان برسانید؟
یادگیری مهارتهای مدیریت زمان به افزایش بهرهوری و کاهش استرس منجر میشود. برای اینکه بتوانید زمان خود را مدیریت کنید، باید مراحل زیر را انجام دهید:
تعیین اهداف
به این فکر کنید که میخواهید چه کسی باشید، اولویتهای شما چیست و میخواهید در زندگی حرفهای یا شخصی به چه چیزی برسید. با مشخص کردن اهداف کلی میتوانید اهداف کوتاه مدت و میان مدت را تعیین کنید. شناخت اهداف به شما کمک میکند تا بهتر برنامهریزی کنید و روی چیزهایی تمرکز کنید که در رسیدن به آن اهداف مفید هستند.
برنامهریزی
برنامهریزی یکی از مهمترین اجزای مدیریت زمان است. سعی کنید در پایان هر روز فهرست کارهای خود را برای روز بعد بنویسید؛ علاوه بر این، باید مشخص کنید که چه زمانی بیشترین بازدهی را دارید. شاید اول صبح هوشیارتر هستید یا شبها برای انجام بعضی کارها آمادگی بیشتری دارید.
مهمترین و چالشبرانگیزترین وظایف را در زمانی که بهرهوری شما بالاتر است، انجام دهید. برای مواقعی که هوشیاری شما کمتر است، کارهای سادهتر یا کوچکتر را برنامهریزی کنید. قبل از اینکه روز خود را شروع کنید، مشخص کنید که چه مدت زمانی از وقت خود را صرف انجام هر کاری میکنید.